Mengapa IT Blue Print dibutuhkan ?

Pada hari ini saya akan membahas mengenai pentingnya IT Blue Print, kebetulan tulisan ini juga menjadi latar belakang dari penelitian yang sedang saya lakukan terkait dengan judul “PENETAPAN BLUE PRINT IT DENGAN PENDEKATAN COBIT 5.0”.      

Pemanfaatan teknologi informasi (TI) telah memberikan banyak solusi dan keuntungan melalui peluang-peluang sebagai bentuk dari peran strategis TI dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Peluang-peluang tersebut dapat diciptakan dari optimalisasi sumber daya TI pada area sumber daya perusahaan yang meliputi data, sistem aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia. Di sisi lain, penerapan TI memerlukan biaya investasi yang relatif mahal, dimana munculnya resiko terjadinya kegagalan juga cukup besar. Kondisi ini membutuhkan konsentrasi serta konsistensi  dalam bidang pengelolaan sehingga diharapkan suatu tata kelola TI (IT Governance) yang sesuai akan menjadi kebutuhan yang esensial dari suatu perusahaan.  Selain itu semakin komplek kebutuhan teknologi informasi menuntut proses pengelolaan yang lebih baik terutama dalam hal perencanaan, proses perencanaan ini tidak hanya dilakukan dalam waktu yang pendek ( 1 tahun), tetapi juga membutuhkan perencanaan yang matang sampai dengan minimal 5 tahun kedepan. Peta perjalanan organisasi TI  (road map)  dibutuhkan guna keberlangsungan organisasi tersebut dalam hal pengelolaan teknologi informasi yang lebih baik.

       Bagi sebuah perusahaan informasi merupakan suatu hal yang sangat menunjang bagi  keberlangsungan suatu organisasi, karenanya dibutuhkan pelayanan yang tepat waktu, akurat dan memenuhi kebutuhan pengguna. Perkembangan organisasi perusahaan  yang ditandai dengan penambahan jumlah karyawan adanya penyesuaian suatu layanan yang berbasis teknologi informasi agar dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada.

       Penerapan teknologi informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat mencapai tujuan organisasi tersebut. Untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan  tersebut diperlukan suatu perencanaan dan implementasi teknologi informasi yang selaras dengan perencanaan dan strategi bisnis organisasi yang telah didefinisikan. Penerapan teknologi informasi yang selaras dengan tujuan organisasi tersebut akan tercapai apabila didukung oleh sistem tata kelola yang baik (IT Governance) dimana dimulai dari tahap perencanaan, implementasi , pengiriman maupun dukungan serta adanya evaluasi dari pelaksanaan tersebut.  Tata kelola teknologi informasi didefinisikan sebagai struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengontrol suatu institusi dalam mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai dan menyeimbangkan resiko terhadap teknologi informasi dan proses-prosesnya.

IT Blue Print  (Cetak biru IT) pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.

Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Blue Print merupakan turunan dari Business Plan perusahaan dimana masing-masing perusahaan umumnya mempunyai rencana strategis (umumnya dibuat masa 5 tahun, 10 tahun, 15 tahun, bahkan ada yang sampai 25 tahun). Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Blue Print juga tidak bisa dibangun.

Banyak sekali manfaat IT Blue Print untuk perusahaan, beberapa di antaranya adalah:
1. Pertama, IT Blue Print akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi sekedar beli ataupun install, tetapi mempunyai perencanaan yang baik.
2. Kedua, perusahaan bisa mengurangi berbagai resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, dimana banyak sekali resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:bvb

• Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
• Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
• Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
• Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal.

3. ketiga adalah bahwa IT Blue Print bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan. Dalam satu tahun misalnya, perusahaan bisa melihat sistem apa saja yang sudah diimplementasikan, dan sistem mana yang belum diimplementasikan.

Bagaimana Memulai Blue Print?

Salah satu pertanyaan yang paling sering diungkapkan dari peserta workshop IT Blue Print yang rutin kita adakan adalah: Bagaimana saya memulai membangun IT Blue Print untuk Perusahaan? Pertanyaan yang wajar mengingat pembangunan IT Blue Print bukanlah suatu perkara yang mudah untuk dilaksanakan.

Karena IT Blue Print harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.

Kebutuhan informasi itu misalnya: “Informasi real time tentang kondisi keuangan, profil pelanggan, efektifitas marketing channel, produktifitas setiap pekerja, produktifitas mesin, inventory, profitabilitas setiap produk”, dan berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Biasanya, kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) . Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.

Bagian akhir dari IT Blue Print adalah apa yang disebut sebagai manajemen proyek yang harus diimplementasikan perusahaan. Pada bagian ini dipetakan proyek IT apa yang menjadi skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur kalender impelementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya dalam tiga hingga lima tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.

Pada beberapa kasus, IT Blue Print memang biasanya mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan perusahaan. Tetapi tentu saja, implementasi IT yang kadang bisa jadi sangat mahal akan lebih mudah dikelola.

Saya biasanya dalam hal melakukan Blue Print tools yang digunakan untuk membantu analisa adalah dengan menggunakan tools COBIT, (Control Objectives for Information and Related Technology) yaitu suatu dokumentasi   best practice untuk pengelolaan teknologi informasi yang dapat membantu pihak manajemen dan pengelola teknologi informasi untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis.

Selain itu dalam penetapan Blue Print biasanya digunakan juga pendekatan dengan menggunakan kosenp Balanced Scored Card, dimana setiap perencanaan mengacu kepada 4 perpektif :

1. Financial Perspektif (perspektif dimana setiap perencanaan mengacu kepada aspek keuangan, spt: pelaksanaan project , ataupun operasional yang mengacu kepada keuangan (pengendalian biaya Capex/ opex))
2. Customer Perspektif (perspektif dimana setiap perencanaan mengacu kepada aspek  kebutuhan pelanggan dalam hal ini jk diperusahaan adalah department/ divisi yang membutuhkan jasa layanan IT, spt: pembuatan aplikasi untuk user/ penambahan feature-2 pd system yang berdampak kepada user)
3. Internal Bussiness Process Perspektif (perspektif dimana setiap perencanaan mengacu kepada aspek Proses internal dari organsiasi IT, spt: pembuatan policy IT, pembuatan security terkait pengelolaan server, pembuaatan aplikasi untuk kebutuhan team IT)
4. Learning & Growth Perspektif (perspektif dimana setiap perencanaan mengacu kepada aspek Pembelajaran dan perkembangan organisasi/ SDM di IT , spt : pelaksanaan Training, pelaksanaan improvement team IT )