Menarik jika mendengar suatu Perusahaan yang sudah besar, tetapi dengan organisasi IT yang secara jumlah man powernya pun cukup besar akan tetapi konsep pengelolaan organisasi IT nya belum merujuk kepada kaida-kaidah pengelolaan yang benar. Yang Saya maksud kaidah dalam hal ini adalah pengelolaan berdasarkan pendekatan “Best Practise” serta standard yang sudah ada dan banyak diterapkan pada organisasi IT lainnya dan efektif dalam membantu perusahaan untuk meningkat strategi secara menyeluruh . Diskusi ini terjadi ketika Saya mendapatkan beberapa pertanyaan dan dari beberapa teman-teman pada suatu perusahaan baik dari latar belakang non IT maupun dari latar belakang IT sendiri , seperti :
- Bagaimana mengelola organisasi IT yang benar dan Metode apa yang harus digunakan, agar organisasi IT bisa sejalan dengan kegiatan bisnis Perusahaan ?
- Bagaimana agar organisasi IT Saya tidak hanya sebagai supporting, akan tetapi sebagai mitra/ partner dalam membangun bisnsis ?
- Bagaimana jika pengelolaan IT dalam suatu group perusahaan yang baik, karena selama ini masing-masing perusahaan/ divisi pada perusahaan tersebut mempunyai organisasi IT sendiri-sendiri ?
Berdasarkan pengalaman Saya dalam membangun organisasi IT maupun berdasarkan diskusi maupun benchmarking ke beberapa perusahaan yang Saya melihatnya cukup besar dan pengelolaan IT nya sudah baik, beberapa pertanyaan tersebut akan Saya coba jelaskan satu persatu.
#1. Bagaimana mengelola organisasi IT yang benar dan Metode apa yang harus digunakan, agar organisasi IT bisa sejalan dengan kegiatan bisnis Perusahaan ?
Dalam mengelola Organisasi IT yang benar, yang perlu diperhatikan adalah bahwa pertama harus ada jiwa kepemimpinan dalam memimpin organisasi tersebut. Karena seperti yang kita ketahui bahwa dalam mengelola IT, tidak hanya kita bicara mengelola mesin yang berhubungan dengan IT akan tetapi juga kita bicara bagaimana mengelola orang. Karena orang yang terlibat dalam organsiasi IT sendiri merupakan team yang perlu juga perhatian khusus. Perhatian ini tidak hanya berbicara mengenai gaji, karir, akan tetapi kemampuan/ skill mereka yang perlu ditambah dalam bentuk perencanaan training/ pelatihan yang perlu diambil oleh masing-masing karyawan. Beberapa perhatian yang harus diperhatikan tadi sebagai dasar untuk menjaga/ retain agar karyawan kita tetap menjadi bagian dari team yang utuh dan solid terutama dalam membangun organisasi IT. Selain dari faktor pendekatan internal, pendekatan secara eksternal terutama yang berkaitan dengan kepemimpinan adalah mampu untuk bersosialisasi dengan bagian/ Department lainnya. Karena Bagian/ Department yang ada pada satu perusahaan, juga sebagai ujung tombak keberhasilan dari organisasi IT tersebut, karena tanpa dukungan dari bagian/ department yang ada, segala implementasi IT yang dilakukan di Perusahaan tidak akan berjalan lancar,s sesuai harapan organisasi. Selain dari internal perusahaan, dari sisi eksternal perusahaan pun juga perlu adanya perhatian khusus, terutama dalam menjalin kerjasama/ partnership dengan para vendor/ supplier. Karena jangan sampai karena tidak ada kerjasama yang berjalan baik, kita tidak bisa didukung oleh pihak luar (vendor/ supplier). Berdasarkan beberapa pengelaman, banyak sekali team IT pada saat terjepit (sebagai contoh, perangkat server/ router mati, sedangkan di IT sendiri tidak ada backup dan esok sudah harus digunakan oleh seluruh karyawan/ customer), maka mau tidak mau, kemampuan leadership ini yang harus diuji, terutama dalam bagaimana melakukan pendekatan/ melobi pihak vendor/ supplier untuk bisa membantu meminjamkan sementara perangkat yang ada (sebagai pengganti sementara) dari perangkat yang rusak, sehingga layanan IT tetap bisa berjalan (tanpa ada gangguan).
Selain dari pendekatan Orang, yang perlu diperhatikan lainnya adalah Metodologi yang digunakan. Kenapa Metodologi ? Karena metodologi inilah sebagai panduan/ guidance Dasar-dasar untuk pengelolaan IT yang benar. Dari metodologi yang adalah kita bisa banyak menggunakan panduan maupun tools yang tepat sehingga efektifitas maupun keakuratan data bisa berjalan lancar. Sebagai contoh, misalkan pendekatan SDLC (System Development Life Cycle), dimana pendekatan ini digunakan oleh Team IT untuk mengembangkan sistem aplikasi di perusahaan, maupun metodologi COBIT, (Control Objective for Information and Related Technology), yaitu suatu dokumentasi best practice untuk pengelolaan teknologi informasi yang dapat membantu pihak manajemen dan pengelola teknologi informasi untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis. Masih banyak lagi metodologi yang berkaitan dengan pengelolaan IT agar organsiasi IT bisa menjadi lebih baik (efektif, efisian dan professional).
#2. Bagaimana agar organisasi IT Saya tidak hanya sebagai supporting, akan tetapi sebagai mitra/ partner dalam membangun bisnsis ?
Pertanyaan yang cukup banyak Saya temui pada saat berkunjung ke beberapa perusahaan, baik yang mereka utarakan langsung, maupun yang coba Saya simpulkan, bahwa banyak sekali organisasi IT yang ada pada satu perusahaan masih mengurusi hal-hal yang bersifat operasinal (supporting) yaitu membantu bagian/ Department lain dalam menyediakan kebutuhannya terutama hal-hal yang berhubungan dengan permasalahan, seperti : komputer hang, ada virus pada NB, jaringan internet lambat, program tidak bekerja sebagaimana mestinya, dll yang terkadang membuat team IT (Operations) seperti pemadam kebakaran, yang harus menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutinitas. Perlu diingat bahwa permasalahan yang ada di user adalah harus tetap kita selesaikan, karena sifat dari Organisasi IT adalah pelayanan , artinya apapun terkait dengan permasalahan IT yang ada pada user, sudah seharusnya menjadi tanggung jawab organisasi IT dalam menyelesaikan masalah tersebut. Saya sering menceritakan, Organisasi IT susah untuk menjadi mitra/ partner dalam membangun bisnis, jika dalam hal pengelolaan permasalahan yang ada pada level user saja, tidak bisa diselesaikan dengan baik (user merasa tidak puas) terhadap layanan yang diberikan.
Sebaiknya minimal 1 tahun sekali organisasi IT selalu membuat kuesioner/ survey terhadap tingkat kepuasan layanan IT, tujuannya adalah agar untuk mengetahui sejauh mana layanan yang telah diberikan kepada user, sehingga kedepannya bisa melakukan perbaikan atas hal-hal yang dirasa kurang. Selama pelaksanaan perbaikan atas konsep layanan IT dijalankan, Organisasi IT harus sudah mampu untuk menangkap kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan dengan bisnis perusahaan secara langsung. Biasanya, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan diskusi mulai dari pihak Management mengenai strategi yang ingin dicapai dalam mengembangkan bisnis perusahaan (biasanya berbicara mengenai visi, misi dan strategi) yang ingin dicapai, sampai dengan kepada pihak Divisi dan Department mengenai hal-hal yang ingin dicapainya, sehingga pelaksanaan IT harus benar-benar sejalan dengan kebutuhan bisnis. Pendekatan yang dilakukan salah satunya adalah dengan menggunakan konsep penyusunan IT Blue Print/ IT Master Plan. (IT Blue Print/ IT Master Plan bisa dilakukan & berjalan, jika organisasi perusahaan sudah mempunya strategi, biasanya dalam bentuk Blue Print Company (Cetak Biru Perusahaan), karena ada beberapa yang orang yang bertanya ke Saya, bahwa “Perusahaan Saya membutuhkan IT Blue Print”, tetapi pada saat kita lakukan diskusi diawal, ternyata Perusahaan tersebut belum mempunyai Cetak Biru (Blue Print Company). Saya mencoba menjelaskan mengenai sebaiknya IT Blue Print harus sudah ada Blue Print Company, yang ada pada akhirnya Mereka mengerti dan mulai paham mengenai pentingnya juga Cetak Biru Perusahaan (Blue Print Company). Mengenai IT Blue Print/ IT Master Plan, sudah Saya jelaskan pada tulisan sebelumnya mengenai “Mengapa IT Blue Print dibutuhkan ?”
#3. Bagaimana jika pengelolaan IT dalam suatu group perusahaan yang baik?, karena selama ini masing-masing perusahaan/ divisi pada perusahaan tersebut mempunyai organisasi IT sendiri-sendiri ?
Menurut Saya yang menarik untuk disharing dalam tulisan ini, pertama saya tidak percaya mendengar satu Perusahaan dalam 1 area (lokasi) yang saya lihat sudah besar, tetapi organisasi IT nya berdiri berdiri sendiri-sendiri. Yang menarik lainnya adalah kegiatan yang dilakukan pada masing-masing organisasi IT berbeda-beda, tidak ada perencanaan kegiatan 1 tahun yang pasti (Activity Plan), semuanya berdasarkan keinginan dari masing-masing organisasi IT tersebut, dan yang paling membuat Saya kaget adalah pada saat mereka akan menjalankan menggabungkan aplikasi-aplikasi yang sudah ada pada masing-masing bagian, pada akhirnya Mereka bingung sendiri, dikarenakan ternyata Aplikasi yang ada tidak bisa disinergikan (konsolidasi) dan pada akhirnya jadi bottle neck/ kendala.
Menurut Saya, pengelolaan IT seperti pada perusahaan ini haruslah ada yang melakukan inisiatif untuk mendirikan suatu wadah fungsi IT Corporate, yang nantiya membawahi organisasi IT dibawahnya, sehingga segala kegiatan yang berlangsung di bawah harus sesuai dengan kebijakan dari IT Corporate. Memang tidak mudah untuk bisa langsung mengkonsolidasikan organisasi IT – organisasi IT yang sudah terbentuk dalam perusahaan tersebut, ini harus ada inisiatif dari Management untuk memutuskan suatu fungsi IT Corporate, yang nanti nya sebagai jembatan dari fungsi –fungsi IT yang ada, sehingga tujuan secara keseluruhan dari perusahaan bisa tercapai dengan baik dan tidak ada kendala.
Jika fungsi IT Corporate sudah terbentuk, dan agar bisa terjalin komunikasi yang efektif serta team work yang baik, sebaiknya dilakukan team building/ outbound (1 tahun sekali) disuatu tempat , untuk mempererat tali silaruhami serta kekompkan dari masing-masing team, jika perlu dalam acara tersebut juga disisipi acara sharing session, dimana masing-masing orang akan bercerita mengenai pengelamannya (bisa yang bersifat hardskill/ maupun softskill), sehingga konsep saling berbagi cerita bisa dipahami oleh rekan-rekan lainnya.
:. Bambang Suhartono' Blog .: 