Berbicara dengan data, Bekerja dengan rencana

Bicara dengan data dan bekerja dengan rencana

Sering kali kita mendengar orang berbicara dengan semangatnya untuk menyampaikan sesuatu jawaban ataupun permasalahan yang ada kepada atasan/ teman ataupun team, tapi pada saat ditanya dimana data-data pendukung untuk jawaban tersebut, malahan orang tersebut sibuk mencari alasan lain yang berakibat jawaban tersebut menjadi lemah dikarenakan tidak ada dasarnya.

Selain itu sering kali kita menemukan permasalahan dimana ada orang yang bekerja dengan sesuka hati tanpa perencanaan yang kuat, tetapi hasil akhirnya (goal) tidak sesuai dengan yang diharapkan, yang terjadi adalah tingkat Komplain yang tinggi dari pelanggan kita. (pelanggan disini bisa atasan, teman, team ataupun diri sendiri), gambar diatas menggambarkan permasalahan yang terjadi jika perencanaan, data-data pendukung tidak jelas serta kurangnya koordinasi dalam hal mencapai suatu tujuan.

Nah, bagaimana kita menyiasati agar permasalahan-permasalahan itu tidak terjadi ? ada beberapa cara yang selama ini saya jalani :

1. Rajin mencatat
Biasakan kepada diri anda agar selalu mencatat apa yang menjadi rutinitas anda dan anda anggap penting. Karena dari catatan inilah nanti nya data yang berbicara, kita hanya menyampaikan kembali data-data yg pernah kita tulis dan kita sampaikan kepada orang yang akan kita ajak bicara.

2 Mengolah data-data
Tahap berikutnya adalah mengolah data-data tersebut kedalam suatu informasi, tujuan akhir dari informasi ini adalah agar orang yang akan kita ajak bicara bisa mengerti dan memahami apa yang ada pada kepala kita.

3. Buatlah table rencana kerja
Sebelum melakukan, pastikan dulu goal (tujuan yang akan kita capai), jika belum paham akan goal yang ingin dicapai, coba tanyakan kembali bisa kepada diri sendiri (jk goal muncul dr diri sendiri), ataupun ditanyakan kepada orang yang memberikan perintah. Setelah jelas apa yang ingin dicapai baru buatlah tabel rencana kerja, saya sering menemukan istilah tabel kerja ini di beberapa perusahaan baik perusahaan swasta/ pemerintaan , yaitu (tabel AP= Activity Plan) ataupun (tabel Renstra=Rencana Strategis)

4.  Koordinasi dengan pihak-pihak
Lakukan koordinasi secara rutin dan lakukan pembahasan-pembahasan baik dari progress maupun kendala-kendala yang muncul. setelah teridenfitikasi kendala-kendala tesebut lakukan tahap perbaikannya, saya sering menggunakan istilah PICA (Problem Identification- Corrective Action).  Dan jangan lupa, selalu memonitoring progress tersebut.

5. Selalu Update seluruh kegiatan kepada owner proses (team)
Jangan lupa, tahap akhir yang perlu kita lakukan adalah melakukan update kepada pemilik proses baik external maupun internal team. Tujuannnya adalah agar semua pihak bisa mengikuti perkembangan dari apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Demikian sharing dari saya, mungkin rekan-rekan melihat ini sangat singkat, tapi saya berharap bisa berguna untuk  rekan-rekan semua.