Pada artikel sebelumnya yang sudah dibahas mengenai “Tata Kelola IT dengan menggunakan framework COBIT”. Dimana dalam pembahasan tersebut membicarak mengenai mengenai spesifik dari Frame Work COBIT.COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan standar Tata Kelola TI yang dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI), yaitu sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model Tata Kelola TI yang berbasis di Amerika Serikat. Berbeda dengan standar-standar Tata Kelola TI lainnya, COBIT mempunyai cakupan yang lebih luas, komprehensif, dan mendalam dalam melihat proses pengelolaan TI.
Pada pembahasan Kali ini, saya akan membahas mengenai Bagaimana menyelaraskan strategi bisnis/ tujuan bisnis (Bisnis Goal) perusahaan dengan tujuan TI/ (IT Goal)
Mengenai Strategi Penyelarasan (strategic alignment)
Saat ini Teknologi Informasi (TI) di dalam bisnis menempati peran yang lebih kritikal dibandingkan sebelumnya. Beranjak dari sekedar bagian dari faktor biaya menjadi service yang memberikan kontribusi kepada pencapaian tujuan bisnis. Menyelaraskan TI dengan kepentingan bisnis yang biasa sering kita sebut sebagai penyelarasan strategis (strategic alignment) merupakan tantangan besar bagi managemen TI dan juga tentu bagi managemen bisnis secara umum.
Dalam banyak literatur mengenai managemen TI terdapat banyak definisi terkait dengan konsep penyelarasan (alignment) ini. Salah satu definisi yang cukup baik dinyatakan oleh Chan Y.E. (2002) yang menyatakan bahwa strategic alignment adalah derajat keterkaitan dimana misi, tujuan, dan perencanaan fungsi TI didukung oleh misi, tujuan, dan perencanaan bisnis perusahaan. Dalam kesempatan lain, ia juga menyatakan bahwa strategic alignment adalah kesesuaian antara prioritas dan aktivitas dari fungsi TI dengan unit-unit bisnis yang ada.
Untuk menjawab tantangan ini, maka suatu organisasi harus memiliki pemahaman yang jernih dan mendalam terhadap tujuan bisnis perusahaan dan bagaimana tujuan TI dan proses-proses TI bisa mendukung pencapaian tujuan bisnis tsb. Setiap organisasi harus memiliki tujuan bisnis, strategi bisnis, dan mengkomunikasikannya kepada seluruh komponen organisasi agar mereka mau mengadopsinya. Yang seringkali terjadi adalah strategi atau tujuan bisnis tidak secara formal tertulis akibatnya banyak pihak di dalam organisasi secara umum tidak menyadari keberadaannya.
Sebaiknya sedari awal manager TI dilibatkan dalam proses pendefinisian strategi bisnis khususnya pada organisasi atau perusahaan yang model bisnisnya sangat tergantung kepada TI sebagaimana dipromosikan oleh kerangka Tata Kelola TI COBIT (Control Objectivers for Information and Related Technologies) yang dinyatakan dalam salah satu control objective-nya bahwa arah tujuan bisnis dan keselarasannya dengan TI harus benar-benar dapat dipahami. Bisnis dan strategi TI harus terintegrasi, secara jelas menunjukkan keterkaitan antara tujuan perusahaan dengan tujuan TI, dan dapat mengidentifikasi peluang yang muncul namun dengan tetap memahami keterbatasan kapasitas yang ada saat ini, serta dikomunikasikan secara luas ke semua pihak yang berkepentingan di dalam organisasi.
Adapun tahapan-tahapan yang perlu dilakukan dalam penyelarasan Strategi Bisnis Perusahaan dengan Tujuan TI adalah sebagai berikut :
Tahap 1 : Identifikasi dan Validasi
Dalam fase pertama dilaksanakan proses identifikasi dan validasi tujuan bisnis (Business Goals) dari suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan bisnis yang diidentifikasi adalah tujuan bisnis yang bersifat jangka panjang yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam waktu empat atau lima tahun ke depan. Biasanya tujuan ini terdapat di dalam Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP)/ Renstra (Rencana Strategis)/ Rencana Kerja 5 tahun (Activity Plan 5 tahun) dan bila tidak ada maka diperlukan diskusi dan brainstorming dengan para top management (direksi dan manager) untuk menggali tujuan bisnis perusahaan sekaligus memvalidasinya.
Tujuan bisnis akan berbeda-beda pada setiap organisasi bisnis tergantung pada jenis industrinya masing-masing. Jumlahnya juga bisa beragam, ada yang menginventaris tujuan bisnis dengan jumlah yang banyak namun di lain pihak ada juga yang jumlahnya tidak begitu banyak. Hal ini tidak menjadi masalah. Tapi secara umum akan mempengaruhi penentuan jumlah tujuan TI dan proses TI yang akan dilibatkan dalam mendukung proses bisnis perusahaan untuk meraih tujuan bisnisnya.
Tahap 2 : Mapping Tujuan Bisnis Perusahaan dengan COBIT Business Goals
Strategic alignment sulit dilakukan bila kita berupaya secara langsung mengidentifikasikan tujuan TI dan proses TI dari tujuan bisnis organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, COBIT mendefinisikan tujuan bisnis dalam bentuk tabel yang berisi item-item tujuan bisnis dimana kita dapat memetakan tujuan bisnis perusahaan dengan tujuan bisnis yang COBIT definisikan tersebut. Prosesnya dilaksanakan dengan merelasikan item-item tujuan bisnis perusahaan dengan tujuan bisnis yang telah di definisikan oleh COBIT. Kemudian kita lakukan prioritasi berdasarkan hasil identifikasi dan validasi tujuan bisnis perusahaan dan dengan bantuan tookit COBIT dari ISACA kita bisa mengidentifikasi tujuan dan proses TI yang mendukung tujuan bisnis perusahaan.
COBIT telah mendefinisikan tujuan bisnis (Business Goals) yang sifatnya umum, maksudnya adalah bahwa list tsb berisi item-item tujuan bisnis yang secara umum ada pada setiap organsisasi bisnis yang ada di seluruh dunia. Item-item tujuan bisnis tersebut pada dasarnya dikelompokkan ke dalam 4 perspektif sesuai dengan konsep Balance Score Card dengan jumlah sebanyak 17 (tujuh belas) item. Semua item tujuan bisnis perusahaan yang sebelumnya sudah kita kumpulkan dan diurutkan berdasarkan prioritas kemudian direlasikan dengan ke-17 item tujuan bisnis hasil pendefinisian COBIT. Mungkin saja tujuan bisnis perusahaan memiliki lebih dari 17 item namun pada dasarnya setiap tujuan bisnis tersebut dapat direlasikan ke salah satu satu atau beberapa item dari tujuan bisnis COBIT.
Pemetaan tujuan bisnis perusahaan dengan tujuan bisnis definisi COBIT memerlukan kemampuan abstraksi yang penuh deengan ketelitian dan agar setiap item tujuan bisnis perusahaan dapat direlasikan ke satu atau beberapa item COBIT Business Goals tersebut. Begitu juga dengan prioritas pada tujuan bisnis COBIT harus dapat merepresentasikan prioritas tujuan bisnis perusahaan. Dua hal penting yakni pemetaan dan penentuan prioritas tujuan bisnis COBIT akan mempengaruhi prioritas Tujuan TI dan juga Proses TI-nya.
Selanjutnya dengan bantuan toolkit COBIT dari ISACA kita bisa melakukan proses relasi atau hubungan yang bersifat strategic alignment antara 17 item tujuan bisnis COBIT tersebut dengan 28 (dua puluh delapan) item tujuan TI. Dengan demikian akan teridentifikasi tujuan TI yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan termasuk di dalamnya urutan prioritas tujuan TI yang mencerminkan urutan tujuan TI dalam memenuhi skala prioritas tujuan bisnis. Kemudian setelah tujuan TI (IT goals) teridentifikasi maka kita dapat dengan mudah menentukan proses-proses TI (berjumlah 34 proses) yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan bisnis tersebut.
Dengan proses demikian maka keselarasan antara bisnis dengan TI tercipta secara konsisten karena bersifat metodologis dan merupakan suatu best practices yang dituangkan dalam toolkit yang dikeluarkan oleh lembaga yang memiliki kewenangan dan reputasi terkait Tata Kelola TI yaitu ISACA. Keselarasan yang terjadi ada dalam dataran high level sedangkan mengenai teknis dan detailnya akan dijabarkan dalam proses-proses TI.
Tahap 3 : Penentuan Tujuan TI
Melalui proses prioritasi dengan proses pembobotan tujuan bisnis COBIT berdasarkan hasil identifikasi dan validasi tujuan bisnis perusahaan maka kita bisa mendapatkan tujuan TI yang selaras tujuan bisnis. Tujuan TI yang terpilih akan diurutkan berdasarkan hasil prioritasi tujuan bisnis COBIT yang informasinya diambil dari tujuan bisnis perusahaan.
Namun demikian tidak semua Tujuan TI muncul ini disebabkan karena karena pada saat penentuan tujuan bisnis COBIT ada satu atau beberapa item tidak terpilih atau item-item tersebut dibobotkan dengan nilai yang rendah sekali. Akibatnya beberapa tujuan TI yang mendukung tujuan bisnis tersebut tidak muncul dalam rekomendasi Tujuan TI yang dihasilkan oleh toolkit ISACA.
Tahap 4 : Penentuan Proses-proses TI
Fase terakhir dalam penyusunan strategic alignment antara Bisnis dengan TI adalah penentuan proses-proses TI yang dilibatkan dalam konteks mendukung terwujudnya tujuan bisnis perusahaan. Ada 34 proses yang diusulkan oleh COBIT sebagai proses-proses yang diperlukan untuk menyusun Tata Kelola TI yang baik yang mendukung tercapainya tujuan bisnis.
Namun demikian dari ke-34 proses tersebut COBIT tidak mengharuskan untuk dilaksanakan semuanya. Bergantung dari hasil identifikasi tujuan bisnis, prioritasi COBIT Business Goals dan tujuan TI itu sendiri. Karena setiap organisasi bisnis memiliki keunikannya masing-masing. Keunikan yang muncul karena perbedaan jenis industrinya, tujuan dan fokusnya, kompleksitas bisnisnya, dan lain-lain.
:. Bambang Suhartono' Blog .: 